経理は要チェック!帳簿の数字が合わない時どうする?

日々の支出、伝票の整理や決算書の作成など、経理は会社のお金回りに広く関わる仕事です。
経理には正確さが求められますが、日々の仕事の中では「帳簿の数字が合わない」ということも意外に多いものです。

そんなときは、原因を見つけて正しい数字を割り出さなければなりませんが、全てのデータを一から見直すというのは難しいですよね。
そこで今回は、数字が合わないときにぜひ試して欲しいチェック方法をご紹介します。

①合わない数字そのものを探す

ほとんどの方が最初に試す方法だと思いますが、まずは合わない金額と同じ数字を探しましょう。
違う項目やページに入力していた場合、これで見つけられます。

②合わない数字を2で割る

「入金と出金が逆になっている」というミスは、代表的な計算間違いの1つです。
1000+500=1500とすべきところを1000-500=500としたケースを考えてみましょう。
この場合、差は本来加えるべき数字の2倍になります。

1500-500=1000であり、1000÷2=500
ここから、入力のミスを見つけられます。

③合わない数字を9で割る

合わない数字を9で割る
 
桁を間違っていたり、数字の位が入れ替わっている場合、合わない数字(差額)を9で割ると間違いを見つけやすくなります。

【桁間違いの場合】

0が1つ多かったり少なかったりというミスは、少なくありません。
例えば、10,000円のところを1,000円と入力していたなら、その差額は9,000円です。

「9000」が合わない数字として出ているなら、これを9で割り「1,000円」となり、10,000円を1,000円と入力していたことが分かります。
 

【数字の位が入れ替わっている場合】

焦っていると、隣接する位を入れ替えて入力してしまうこともあります。
位が入れ替わっている場合の差額は9の倍数になるため、まずは差額を求めましょう。
例えば「3,530円」のところを「3,350円」と打っていた場合はどうでしょうか?
差は3530-3350=180です。

また、差額を9で割った数字によって、どの位が入れ替わっているかがわかります。

9以下の場合→1の位と10の位の誤り
10以上99以下の場合→10の位と100の位の誤り
100以上999以下の場合→100の位と1000の位の誤り

今回のケースでは180÷9=20のため、10の位と100の位が入れ替わっていたことが分かります。

以上のようなチェックを試みても間違いが見つからない時は、経理が作成する書類ではなく、清算書など大元の書類が間違っている可能性もあります。
数字と向き合うだけでなく、日頃からコミュニケーションを密にして、営業担当者などに間違いがないかを確認することも大切です。