どんな人が向いている? 「秘書」というお仕事

企業の重役のそばにいて、華やかなイメージがある秘書
実際のところどんな仕事をしているのか、どんな人に向いている仕事なのかをご存知ですか?
今回は、秘書の仕事内容と適性についてご紹介します。

秘書の仕事内容とは

秘書が必要になる人と言えば、会社の役員、弁護士、医師、政治家などが挙げられます。
担当する業務が多いのが特徴です。
一人で業務の管理をするのが大変、またその時間もないという人の代わりに、その人自身がやらなくてもできる業務を行うのが秘書の仕事です。

具体的な業務内容は会社や業界によって異なりますが、一般的には上司のスケジュール管理、メールや郵便物の処理、来客や電話の応対、文書の作成、慶弔関連など交際業務の対応といった業務が挙げられます。

秘書としてつく上司の仕事を円滑に進める役割を担うので、秘書と上司はいわば二人三脚のような関係になります。
このため秘書は自分で判断する場面も多く求められるのが特徴。
どの立場の人からの電話を取り次ぐのか、報告や伝言の優先順位はどうなっているかなど、上司の仕事内容や秘書に求めていることを的確に把握しておかなくては、大きなミスを犯してしまう可能性があります。

上司の考えややり方を熟知していることから、外資系の企業での秘書はブレーンとしての役割を兼ねている場合もあります。

秘書には2つのスタイルがある

秘書には主に2種類のスタイルがあります。

1つはグループ秘書。
日本の企業でよく見られるスタイルで、秘書の仕事を担当する人たちが一つの部署を作り、そこでチームとして企業の役員たちのサポートをしていきます。

もう1つが個人秘書。弁護士や大学教授など、個人で活動する人に多く見られるスタイルです。
外資系企業も個人秘書スタイルが主流となっています。

秘書に求められるスキルとは

秘書に求められるスキルとは

秘書に必要なスキルは、まずはビジネスマナーです。
社会的に立場ある人のそばにいるため、相対的に業務で対応する人たちも社会的な地位が高くなるため、正しい礼儀作法を知っておくことが求められます。

次に、几帳面で柔軟性があることが求められます。
秘書は日々決まった業務をきっちりこなさなければなりません。また、資料の整理整頓やスケジュール管理など秘書には几帳面さが求められます。
イレギュラーな事態が発生し、スケジュールの変更を余儀なくされることもしょっちゅうなので、そうした場合にあわてず対応できる柔軟性も必要です。
さらに、外資系や海外とのやり取りがある企業であれば語学のスキルも求められるでしょう。

秘書の仕事は多岐に渡り、仕事の内容は上司により異なります。
しかし上司の仕事をサポートする存在であるため、上司が何を必要としているのか察する力が必要です。
よく気が利いてサポート役に徹することが苦痛にならない人が秘書に向いていると言えるでしょう。